DILARANG berkongsi ID Pengguna dan kata laluan dengan individu lain.
Akaun yang diperuntukkan hendaklah digunakan untuk tujuan rasmi SAHAJA.
Menggunakan e-mel milik individu lain adalah DILARANG.
DILARANG menggunakan sebarang kaedah untuk menyamar sebagai penghantar e-mel yang sah.
E-mel bukan storan penyimpanan. Pengguna hendaklah melakukan housekeeping e-mel secara berterusan.
Pastikan sebarang lampiran/kepilan e-mel adalah bebas daripada virus.
Pengguna DILARANG melibatkan diri dalam aktiviti penghantaran
mel sampah (flaming), mel bom (mail bombing) dan mel spam.
Anda boleh disabitkan kesalahan jika melanggar peraturan ini.
DILARANG melanggan mana-mana senarai mel yang bukan urusan rasmi
menggunakan akaun e-mel rasmi jabatan.
Pengguna dibenarkan menggunakan fail kepilan dengan saiz maksimum 10MB
(termasuk saiz keseluruhan e-mel). Gunakan kaedah pemampatan untuk mengurangkan saiz kepilan.
Sebarang urusan rasmi Kerajaan hendaklah HANYA menggunakan e-mel rasmi Jabatan.
Penggunaan e-mel individu seperti ***@gmail.com atau ***@yahoo.com adalah
DILARANG sama sekali.
Lampiran/kepilan dalam format *.exe, *.bat dan *.com adalah TIDAK DIBENARKAN.
Sekiranya menerima e-mel sebegini, JANGAN buka, abaikan dan laporkan kepada
pentadbir E-mel Jabatan.
Bagi tujuan melindungi keselamatan maklumat jabatan, penghantaran e-mel yang mengandungi
data rahsia rasmi (sehingga peringkat SULIT) atau maklumat sensitif hendaklah
mematuhi langkah berikut:
i. Pastikan penghantaran maklumat rasmi Kerajaan menggunakan
akaun e-mel rasmi Jabatan SAHAJA.
ii. Gunakan kaedah pengasingan penghantaran antara dokumen lampiran dan kata laluan seperti berikut:
a. Hantar e-mel kali pertama bersama lampiran yang telah ditetapkan kata laluan.
b. Hantar e-mel kali kedua yang menyertakan kata laluan dokumen e-mel pertama.
c. Pastikan pihak penghantar dan penerima maklum jenis dokumen terperingkat yang dihantar/diterima serta sedar tanggungjawab melindungi kerahsiaan maklumat tersebut.